Блок - схема

Описывая технологию деятельности компании, мы сосредоточимся только на описании бизнес-процесса, включающего в себя оформление заказов, оказание услуг по инсталляции и сервисному обслуживанию мини и микроэнергетических услуг, поскольку этот процесс оказания инжиниринговых услуг для создаваемой компании является основным производственным процессом. Он будет базироваться на стандарте Mycro Engineering Process (MEP), утвержденным руководством компании. Данный процесс будет содержать шесть основных фаз -- начальную, уточнения, оформления заказа, проектирования, конструирования, передачи и сопровождения. Такой подход позволяет Заказчику и команде исполнителей контролировать ход строительства системы на любом этапе выполнения заказа. Ниже приводится схематичное описание жизненного цикла заказа, который и составляет основу стандарта MEP.

Начальная фаза.

Цель этой фазы -- оформить первичный заказ на систему, определив назначение системы и собрав основные требования к ней со стороны Заказчика.

Все заказы принимают и оформляют сотрудники Отдела сбыта. При оформлении заказов они могут использовать ресурсы (в виде консультаций специалистов) подразделений, возглавляемых Техническим директором, Директора по развитию и других. Заказы могут быть:

• непосредственно от потенциального пользователя энергетической установкой -- прямой заказ;
• от дилера; при этом это могут быть заказы на поставку комплектующих, заказы на проектирование, заказы на консультирование и т.п. - дилерский заказ;
• торговый заказ на продажу тех или иных готовых изделий.

Далее более подробно будет рассматриваться случай прямого заказа. Этот тип заказов оформляют специалисты Группы Заказов. При обращении Заказчика в Группу Заказов сотрудник вместе с ним обсуждает заказ, подписывает с Заказчиком Предварительное Соглашение и заполняет вместе с ним (с возможным привлечением технических специалистов) так называемый Опросный Лист.

Подлежат сдаче документы:
Предварительное Соглашение;
Заполненный Опросный Лист.

Фаза уточнения.

Цель фазы уточнения -- создать первичное техническое представление о заказываемой системе (эскизный проект системы), определить комплектацию системы, оценить бюджет проекта и график его исполнения..

Документы первой фазы поступают в службу Технического директора, которая назначает специалиста, потенциально готового возглавит команду по реализации данного проекта -- будущий проект-менеджер заказа. Этот специалист, при необходимости привлекая других специалистов, должен составить Эскизный проект системы, рассчитать Бюджет данного проекта, т.е. дать оценку себестоимости исполнения данного проекта в предположении, что оцениваются только те затраты, которые понесет команда технических исполнителей плюс затраты на покупку, доставку, растаможку и другие операции, если некоторых комплектующих не оказалось на складе, составить График проекта, указав для Заказчика срок возможного исполнения..

Подлежат сдаче документы:
Эскизный (предварительный) проект системы;
Бюджет проекта;
График проекта (Предварительный план работ) с указанием ориентировочного срока его выполнения.

Фаза оформления.

Цель фазы -- определение цены заказа и подписание официального Контракта с Заказчиком.

Все документы предыдущей фазы поступают в Группу заказов и специалист, который работает с Заказчиком, по определенной методике рассчитывает первичную цену заказа. Реальная же цена заказа устанавливается в процессе обсуждения с Заказчиком..Заказчика может не устроить предлагаемая цена -- в этом случае специалист должен помочь Заказчику переделать заказ и цикл расчетов повторяется.

После того, как Заказчик соглашается с ценой, он подписывает Контракт с компанией, о чем извещается проект-менеджер данного заказа, и осуществляет платеж.

Подлежат сдаче документы:
Контракт, включая График работ;
Подписанный Заказчиком Эскизный проект.

Фаза проектирования.

Цель фазы -- создать Технический проект системы и получить точные временные и стоимостные характеристики проекта.

После подтверждения бухгалтерией зачисления средств на счет компании, проект-менеджер приступает к выполнению заказа. Он набирает из свободных специалистов технических отделов Группу -- команду исполнителей, которая должна "под ключ" сдать систему Заказчику. В эту Группу, в зависимости от сложности заказа, могут входить проектант(ы) системы, специалисты по электротехническим, термическим, сантехническим проблемам, консультанты и т.п. Проектанты Группы готовят Технический проект, согласовывая его детали с другими специалистами Группы, уточняют его временные и стоимостные характеристики. Проект-менеджер, в случае необходимости, осуществляет поиск субподрядчика для осуществления монтажа системы, заключает с ним Контракт на монтажные работы и передает ему Технический проект.

Подлежат сдаче документы:
Технический проект системы (с уточненными временными и стоимостными характерис-тиками).
Контракт с монтажным управлением (в случае внешнего субподрядчика).

Цель фазы -- создание полнофункциональной системы, включая ее монтаж и отладку.

Осуществив детальное проектирование и определив необходимое оборудование, проект-менеджер проверяет его наличие на складе и в случае отсутствия необходимых элементов, делает заказ в Отдел комплектации. Далее взаимодействие как с Заказчикам, так и субподрядчиком полностью осуществляет проект-менеджер. Он осуществляет авторский надзор за монтажными работами и, участвуя в процессе отладки системы, принимает у субподрядчика результаты этой работы.

Подлежат сдаче:
Полнофункциональная микроэнергетическая система;
Акт сдачи-приемки работ (внутренний или внешний).
Все документы из предыдущих фаз, которые были модифицированы в процессе конструирования.

Цель фазы -- передача системы Заказчику, его обучение, гарантийное обслуживание и последующее сервисное обслуживание, обновление установленной системы.

На этой фазе проект-менеджер обучает Заказчика пользованию системой и подписывает с ним акт сдачи-приемки системы, в котором обязательно должны содержаться гарантийные обязательства компании. После этого заказ поступает на обслуживание в Отдел гарантийного и сервисного обслуживания.

Подлежат сдаче:
Полнофункциональная микроэнергетическая система;
Вся сопутствующая документация: руководство пользователя.
Акт сдачи-приемки работ с гарантийными обязательствами.

Похожим образом происходит обслуживание и заказа дилера. Правда при этом такой заказ может включать в себя, скажем, только поставку оборудования. В этом случае заказ поступает прямо в Отдел комплектации и роль проект-менеджера дилерского заказа играет специалист этого Отдела. И, наконец, заказ на продажу тех или иных изделий обслуживается полностью специалистами Группы продаж. В случае отсутствия на складе тех или иных изделий, проект-менеджер -- специалист Группы продаж оформляет внутренний заказ в Отдел комплектации и сам контролирует его исполнение. Он также полностью отвечает за своевременное поступление денежных средств по этому заказу на счет компании. Заметим, что в случае крупного торгового заказа его может обслуживать несколько человек, но эта группа обязательно имеет своего проект-менеджера, который сам набирает команду исполнителей. .

И еще одно замечание, касающееся деятельности Отделов комплектации и сервисного обслуживания. Одна из главнейших задач этих Отделов -- развитие поставщиков оборудования и развитие пользователей, ориентируя их на новые решения, новое оборудование, дополнительные услуги и т.п.

Для обеспечения высокого качества инсталлируемых систем на протяжении всего жизненного цикла системы осуществляется периодическое рецензирование документов, сопровождающих создание системы, защита Эскизного и Технического проекта, проводится входной контроль для материалов и комплектующих системы, а также независимый выходной тест-контроль всей системы.
     Блок - схема